A Vasutas Nyugdíjpénztár legfőbb döntéshozó szerve az 55 fős Küldöttközgyűlés. A Küldöttközgyűlés a pénztártagok által közvetlenül választott testület. A küldötteket a Nyugdíjpénztár tagjai a pénztártagok köréből választják legfeljebb öt évre. A pénztártagokat a Küldöttközgyűlésen az általuk megválasztott küldöttek képviselik. Az új belépő és átlépő pénztártagot a lakóhelye szerinti küldött képviseli. 

A választható küldöttek létszámát az Igazgatótanács határozattal állapítja meg. A küldöttek régiók szerinti számának megállapítása az adott régióban a küldött választást tárgyaló Igazgatótanács ülését megelőző negyedév utolsó napján állandó lakáscímmel rendelkező pénztártagok létszáma alapján történik.

A pénztártag az állandó lakóhelye szerinti küldöttválasztó régióhoz tartozik. A pénztártag a vezetéknevének kezdőbetűje alapján besorolásra kerül a régióban az adott kezdőbetűt képviselő küldötthöz.  A pénztártagok a Nyugdíjpénztár honlapján, a Pénztártagoknak/ Küldöttek menüben tájékozódhatnak a képviseletet ellátó küldött nevéről és elérhetőségeiről .A pénztártag más küldöttválasztó régióba költözése esetén az új régióban a vezetéknevének kezdőbetűjét képviselő küldötthöz kerül át.